チーム、メンバー、グループ
ワークスペースへのメンバー招待、役割の管理、グループによるチーム編成について説明します。
Busabase Cloud では、ワークスペースがチームで共同作業する場所です。ワークスペースのオーナーと管理者は、メンバーを招待し、役割を変更し、職能やプロジェクトごとにグループを使って共同作業者を整理できます。
ワークスペース、チーム、メンバー、グループを理解する
| 概念 | 意味 |
|---|---|
| ワークスペース | ベース、レコード、ファイル、メンバー、設定の共同作業単位です。メンバーはワークスペースごとに管理されます。 |
| チーム | 同じワークスペースで共同作業するすべてのメンバーです。このガイドでは、別の階層ではなく、この共同作業者全体を「チーム」と呼びます。 |
| メンバー | ワークスペースに参加したユーザーです。各メンバーには 1 つの役割があり、ワークスペースのシートを 1 つ使用します。 |
| グループ | エンジニアリング、デザイン、マーケティングなど、ワークスペースのメンバーを分類する仕組みです。1 人のメンバーが複数のグループに所属できます。 |
メンバーの管理権限は役割によって決まります。現在、グループはメンバーの整理と表示に使われます。ベース、レコード、その他のリソースへのアクセスを自動的に付与したり、メンバーの役割を変更したりするものではありません。
メンバー管理を開く
ワークスペースを選択する
ダッシュボード左上のワークスペース切り替えメニューから、管理するワークスペースを選択します。
メンバー設定を開く
「設定 > スペース設定 > メンバー」を開きます。
管理ビューを選択する
メンバータブでは、メンバー、役割、所属グループ、保留中の招待を確認できます。グループタブでは、グループの作成とメンバー管理を行えます。
このページには、現在選択しているワークスペースの情報が表示されます。複数のワークスペースを管理している場合は、招待の送信、役割の変更、メンバーの削除を行う前にワークスペース名をもう一度確認してください。
役割と管理範囲
ワークスペースには 3 つの役割があります。
| 役割 | メンバー管理でできること |
|---|---|
| オーナー | ワークスペース作成時に割り当てられる最上位の管理役割です。メンバー、招待、参加リクエスト、グループを管理できます。 |
| 管理者 | メンバーの招待と削除、管理者とメンバー間の役割変更、参加リクエストの処理、グループ管理ができます。 |
| メンバー | 一般の共同作業者です。メンバーの招待や削除、役割変更、参加リクエストの処理、グループ管理はできません。 |
現在のメンバーページには、所有権を移譲する機能や、オーナーの役割を変更・削除する機能はありません。管理者とメンバーは、自分の行で退出を選択できます。オーナーはワークスペースから直接退出できません。
招待方法を選ぶ
メンバーを追加を選択し、招待リンクまたはメール招待を選びます。
| 招待方法 | 適した場面 | 参加方法 |
|---|---|---|
| 招待リンク | チャットツールで共有する場合や、複数人を招待する場合 | 直接参加を許可するか、管理者の承認を必須にできます |
| メール招待 | 特定の人を招待し、1 つのメールアドレスに限定する場合 | 招待先のメールアドレスを使用するアカウントだけが承諾できます |
どちらの方法でも、新しいメンバーに割り当てられる役割は管理者またはメンバーです。招待によって新しいオーナーを作成することはできません。
招待リンクでメンバーを追加する
招待リンク設定を開く
メンバーページでメンバーを追加を選択し、招待リンクを開きます。
参加条件を設定する
参加後の役割を選び、リンクの有効期限を 7 日間、30 日間、または無期限から選択します。
使用回数の上限を設定し、承認が必要を有効にすることもできます。有効にすると、リンクを開いたユーザーは参加リクエストのみ送信でき、ワークスペースのオーナーまたは管理者による承認が必要です。
リンクを作成して共有する
招待リンクを作成を選択し、生成されたリンクをコピーして参加するユーザーへ送ります。
ログインしていないユーザーは、誰からの招待か、どのワークスペースへの招待かを先に確認できます。その後、登録またはログインして、自分で参加を選択します。リンクを開いただけでワークスペースに自動参加することはありません。
招待リンクを管理する
招待リンクのパネルには、無効化されていないリンクと、その役割、有効期限、使用回数が表示されます。次の操作ができます。
- 既存のリンクをコピーする。
- 用途ごとに複数のリンクを作成する。
- 不要になったリンクや、意図せず公開された可能性があるリンクを無効化する。
無効化、期限切れ、または使用回数の上限に達したリンクでは参加できません。リンクを無効化しても、そのリンクからすでに参加したメンバーは削除されません。
管理者用の招待リンクから参加したユーザーには、チーム管理権限が付与されます。公開しないでください。有効期限を短くし、使用回数を制限し、承認を必須にすることを推奨します。多数の人に共有する場合は、メンバーの役割を優先してください。
招待リンクからの参加リクエストを処理する
承認が必要を有効にすると、ユーザーが参加を選択した後は承認待ちになります。ワークスペースのオーナーと管理者には、新しい参加リクエストの通知も届きます。
参加リクエストを確認する
「設定 > スペース設定 > メンバー」を開きます。保留中の参加リクエストはメンバー一覧の上に表示されます。
申請者と役割を確認する
申請者の名前、メールアドレス、招待リンクで指定された役割を確認します。
承認または却下する
承認を選択すると、申請者がワークスペースのメンバーになります。却下を選択するとリクエストが終了します。申請者には処理結果の通知が届きます。
ワークスペースがシート上限に達している場合、承認はブロックされ、リクエストは保留中のまま残ります。シートを空けるかプランをアップグレードしてから、もう一度承認してください。現在のシート上限は料金ページで確認できます。
メールでメンバーを招待する
メール招待を開く
メンバーページでメンバーを追加を選択し、メール招待を開きます。
招待情報を入力する
メンバーのメールアドレスを入力し、管理者またはメンバーの役割を選択します。
招待を送信する
招待を送信を選択します。招待は保留中の招待に表示され、7 日間有効です。
招待されたユーザーがメール内のリンクを開いた後は、招待を受け取ったメールアドレスと同じアドレスでログインまたは登録する必要があります。別のアカウントでログインしている場合、誤ったユーザーに招待を付与しないよう、Busabase がログアウトと正しいアカウントへの切り替えを案内します。
招待されたユーザーは、メンバー設定の受信した招待を開き、保留中の招待を確認して参加または拒否を選択することもできます。
保留中の招待を管理する
オーナーと管理者は、メンバータブの下部で保留中のメール招待を確認できます。
- 再送信を選択するとメールが再送され、有効期限が 7 日間に更新されます。
- キャンセルアイコンを選択すると招待が無効になります。
- すでにワークスペースのメンバーであるメールアドレスを再度招待することはできません。
既存のメンバーを管理する
メンバー一覧には、名前、メールアドレス、役割、所属グループ、参加日が表示されます。名前またはメールアドレスで検索し、役割で絞り込み、参加日または役割で並べ替えることができます。
メンバーを管理者にする
- メンバータブで対象のメンバーを探します。
- その行の末尾にあるその他の操作メニューを開きます。
- 管理者に設定を選択します。
- 役割が更新されたというメッセージを確認します。
管理者はメンバーとグループを管理できます。この役割は、信頼でき、チーム管理を必要とするメンバーにだけ付与してください。
管理者を一般メンバーに戻す
対象の管理者のその他の操作メニューを開き、メンバーに設定を選択します。ここでは自分の役割やオーナーの役割を変更できません。
ワークスペースからメンバーを削除する
対象メンバーのその他の操作メニューを開き、削除を選択します。そのユーザーはワークスペースのメンバーではなくなります。
これはグループから削除する操作とは異なります。グループから削除しても、グループとの関連だけが解除され、ワークスペースのメンバー資格やアクセス権は失われません。
ワークスペースから退出する
管理者またはメンバーは、自分の行で退出を選択できます。確認後は、再度招待されるまでワークスペースにアクセスできません。オーナーは直接退出できません。
グループでメンバーを整理する
グループは、職能、プロジェクト、顧客ごとにメンバーを整理するのに適しています。たとえば「エンジニアリング」「デザイン」「マーケティング」「顧客 A」などです。
グループを作成する
- グループタブを開きます。
- グループを作成を選択します。
- グループ名を入力します。
- 作成を選択します。
グループにメンバーを追加する
- 対象グループのその他の操作メニューを開き、メンバーを追加を選択します。
- ワークスペースの既存メンバーを選択します。
- 追加を選択します。
現在のワークスペースにすでに参加しているメンバーだけを追加できます。1 人のメンバーが複数のグループに所属できます。すでにそのグループに所属しているメンバーを再度追加すると失敗します。
グループメンバーを確認・削除する
グループカードには、メンバー数とメンバーのアバターが表示されます。アバターにカーソルを合わせるとメンバー情報を確認し、削除を選択できます。
グループから削除しても、そのユーザーはワークスペースから削除されず、シートも空きません。
グループを編集・削除する
グループのその他の操作メニューを開きます。
- 編集を選択してグループ名を変更します。
- グループを削除を選択して、不要になったグループを削除します。
グループを削除しても、メンバーのアカウントやワークスペースのメンバー資格は削除されません。ワークスペースには少なくとも 1 つのグループを残す必要があります。残りが 1 つの場合は、削除せずに名前を変更して使い続けてください。
シートと招待の安全性
- ワークスペースに参加した各メンバーが 1 シートを使用します。複数のグループに所属しても、追加のシートは使用しません。
- シート上限に達すると、新しいユーザーは参加を完了できず、保留中のリクエストも承認できません。
- グループからメンバーを削除してもシートは空きません。ワークスペースからメンバーを削除してください。
- 特定の人にはメール招待を優先してください。複数人にリンクを共有する場合は、有効期限、使用回数の上限、承認要件を設定してください。
- 不要になった招待リンクは無効化してください。
よくある質問
メンバーを追加するボタンやグループ管理機能が表示されないのはなぜですか？
招待、メンバーの役割、グループを管理できるのは、現在のワークスペースのオーナーと管理者だけです。正しいワークスペースを選択していることと、自分の役割を確認してください。
招待メールが届かない場合はどうすればよいですか？
メールアドレスを確認し、招待されたユーザーに迷惑メールフォルダも確認してもらってください。招待が保留中の招待にある間は、オーナーまたは管理者が再送信できます。アドレスが間違っている場合は、元の招待をキャンセルして新しく送信してください。
招待が別のメールアドレス宛てだと表示されるのはなぜですか？
メール招待を承諾できるのは、招待先のアドレスを使用するアカウントだけです。現在のアカウントからログアウトし、招待されたメールアドレスでログインまたは登録してください。
招待リンクが無効なのはなぜですか？
リンクが無効化された、期限切れになった、または使用回数の上限に達した可能性があります。ワークスペースのオーナーまたは管理者に新しいリンクを依頼してください。
参加リクエストを承認できないのはなぜですか？
ワークスペースがシート上限に達している可能性があります。リクエストは保留中のまま残るため、シートを空けるかプランをアップグレードしてから再試行できます。
オーナーを変更できないのはなぜですか？
現在のメンバー管理ページには所有権の移譲機能がなく、オーナーの役割変更や削除もできません。
グループに追加するとコンテンツへのアクセス権が自動的に付与されますか？
いいえ。現在、グループはメンバーの整理と表示にのみ使われます。チーム管理機能はメンバーの役割によって決まり、グループ自体がベース、レコード、その他のリソースへのアクセスを付与することはありません。
招待リンクを無効化すると、すでに参加したメンバーも削除されますか？
いいえ。リンクの無効化は、新しいユーザーがそのリンクを使用することだけを防ぎます。すでに参加しているメンバーはワークスペースに残ります。
グループからメンバーを削除すると、ワークスペースへのアクセスも失われますか？
いいえ。ワークスペースへのアクセスを取り消すには、メンバータブから対象ユーザーを削除してください。